ERP-система это

Управление компанией – это сложный и многогранный процесс, который требует максимума знаний и навыков. Без должного уровня руководства есть риск падения эффективности работы предприятия. Чтобы максимально упросить управление фирмой, создаются различные программы, объединяющие в себе ведение учета, контроль и планирование. Их называнию ERP-системами.

Что такое ERP-система

ERP-система – это комплекс специализированных программ, направленных на автоматизацию ведения бухгалтерского учета, контроля деятельности предприятия и планирования ее развития.

Если говорить простыми словами, ERP-система представляет собой программное обеспечение. Причем это не один сервис, а несколько модулей, отвечающих за выполнение определенной функции. Затем данные интегрируются и объединяются в единую базу, где хранятся на протяжении длительного периода времени.

Когда вводить ERP-систему

Как правило, даже малый бизнес отказывается управлять компанией «по-старинке». Все дело в том, что автоматизация руководства в несколько раз облегчает процесс и снижает риск принятия неверных решений. Но зачастую небольшие фирмы используют одну или несколько программ, комплекс которых сложно назвать системой.

С развитием предприятия, руководству требуется принять решение о расширении перечня используемых автоматизированных сервисов. На необходимость следовать данному совету может указывать несколько факторов:

• работники фирмы неэффективно используют рабочее время для решения простых задач, которые можно выполнить в автоматизированном режиме;
• информация, необходимая для оперативных решений, поступает с задержкой;
• компания использует много специализированных программ, не объединенных одной базой;
• отсутствует налаженная бесперебойная коммуникация между отделами;
• данные о ресурсах предприятия поступают не в полном объеме и с задержкой;
• информацию о компании можно изучить лишь в офисе со стационарного рабочего места;
• бухгалтерская отчетность готовится длительное время;
• отсутствует должный уровень управления персоналом.

Таким образом, вводить ERP-систему нужно в то время, когда становится сложно управлять предприятием в привычном режиме.

Классификация и виды

Сама ERP-система представляет собой платформу, объединяющую несколько модулей. Программы классифицируют по 4 признакам:

В свою очередь, элементы ERP-системы делят в зависимости от объекта управления. Речь может идти об управлении:

• трудовыми ресурсами;
• денежными средствами;
• коммуникациями с партнерами;
• производством и реализацией продукции;
• операционным циклом производственного процесса.

Важно! Компания имеет возможность самостоятельно выбирать вид используемой ERP-системы. Также руководство может полностью отказаться от внедрения средств автоматизации процессов.

Основные модули и блоки

ERP-система состоит из отдельных частей, которые, в свою очередь, делятся на модули. Как правило, все программы разные, но каждую из них можно условно поделить на 3 блока:

1. Первый отвечает за работу всей программы. В нем интегрируются результаты, полученные при помощи модулей.
2. Второй предназначен для объединения вводных данных. Такой частью системы становятся базы и справочники.
3. Последний блок – это система модулей, отвечающих за выполнение определенных функций.

Важно! Нельзя сказать, что компании, использующие для ведения учета и управления одну программу, применяют ERP-систему, так как последняя – это не один сервис, а целый комплекс.

Как выбрать ERP-систему

Выбирая вид ERP-системы, руководству нужно отталкиваться от критериев управления предприятием. То есть, программа должна выполнять все цели, для которых планируется ее внедрить. Параметры отбора системы классифицируют по таким признакам, как:

• обеспечение потребностей фирмы;
• используемые в процессе работы компании технологии;
• общая функциональность сервисов;
• наличие бесперебойной технической поддержки;
• стоимость программы.

То есть, выбирая систему, нужно отталкиваться от потребностей фирмы, функционала самой программы и ее стоимости.

Как внедрить ERP-систему

Внедрение ERP-системы проходит в несколько этапов. Чтобы избежать сложностей с введением в действие программы, рекомендуется использовать пошаговую инструкцию:

1. Подготовка к введению сервисов. На этом этапе важно определить задачи, которые будет выполнять система. Также оценивается квалификация специалистов, которые будут взаимодействовать с программой.
2. Всесторонний анализ компании на предмет ее развития. Внедряя программу, нужно понимать, что через несколько лет потребности фирмы могут измениться. В связи с тем, что ERP-системы – это дорогостоящее удовольствие, ее стоит выбирать по принципу будущих нужд.
3. Сортировка систем и отбор необходимых сервисов. После того, как критерии программы определены, важно найти такую систему, которая объединит в себе все потребности.
4. Осуществление выбора поставщика услуг. В настоящее время на рынке существует многоженство схожих систем разных производителей. Выбирать поставщика стоит, основываясь на уровне технической поддержки, частоте обновлений и стоимости программы.
5. Установка. После приобретения системы ее нужно установить. Зачастую этим занимаются работники компании, поставляющей услугу. Далее нужно запустить программу и интегрировать информацию из других источников.
6. Прежде чем использовать систему в полном объеме, важно провести тестирование. Для этого при помощи купленного софта выполняют несколько разносторонних задач и наблюдают за эффективностью их исполнения.
7. Обучение кадров. Зачастую при введении новых программ работники не умеют пользоваться ими. Поэтому важно провести обучение, например, отправить бухгалтера на специальные курсы переподготовки.
8. Внедрение. После того, как система установлена, настроена, протестирована, а работники – обучены, можно приступать к работе.

Важно! Внедрение системы можно разделить на несколько этапов. Например, сегодня автоматизировать деятельность одного отдела, а завтра – всех остальных.

Назначение ERP-системы

ERP-система предназначена для автоматизации ручных процессов и увеличения уровня управления. Задачи выполняются легче и быстрее. Кроме того, снижается риск допущения ошибок. ERP-система обеспечивает:

• доступность и сохранность информации;
• отсутствие необходимости согласования данных, что сокращает время на коммуникацию;
• бесперебойный контроль над работой специалистов;
• объединение информации.

То есть, при использовании системы работнику достаточно ввести вводную информацию в один из модулей, и она будет интегрирована с другими частями программы, а также отразится на устройствах иных заинтересованных в этих сведениях сотрудников.

Как приобрести ERP-программу

Существуют платные и бесплатные ERP-системы. Чтобы приобрести первые, необходимо установить программное обеспечение и ввести специальный ключ. Преимуществом платных программ является то, что за их работоспособностью постоянно следит разработчик. Он оказывает бесперебойную поддержку клиенту практически во всех вопросах, начиная от внедрения системы и заканчивая ее обновлением.

Главным же недостатком платных программ является их высокая стоимость. Например, небольшие компании пытаются избежать лишних расходов, поэтому исключают возможность внедрения подобных служб.

Для индивидуальных предпринимателей и компаний, не желающих тратиться на приобретение программного обеспечения, существуют бесплатные сервисы. Достоинством подобных программ является отсутствие платы за использование. Однако функционал служб небольшой и направлен на решение только основных задач. Также отсутствует поддержка разработчика, а в случае сбоев в программе налаживать ее работоспособность придется самостоятельно.

Примеры часто используемых ERP

В России существует множество платных и бесплатных ERP-систем. К наиболее распространенным программам, не требующим покупки, относят:

1. ERPNext – это сервис, помогающий объединить в себе процессы управления: планирования, учета и контроля. Главным недостатком программы считается небольшая вместимость информации. Однако у компаний есть возможность расширить ее путем приобретения дополнительного места на облачном диске.
2. Галактика ERP разрабатывалась специально для российских предприятий. Она интегрирована под изменения в законодательстве РФ и может использоваться бесплатно. Чтобы расширить функционал, нужно приобрести платный пакет.

Самой распространенной платной системой является «1С:Предприятие». Ее используют более 60% российских компаний. Главными достоинствами сервиса является невысокая сумма оплаты и наличие множества модулей.

SAP ERP – это еще одна популярная система, обеспечивающая бесперебойное управление предприятием. Плата за нее немного выше, чем за «1С: Предприятие», однако, она менее подвержена сбоям и подвисаниям.