ERP-система это
Управление компанией – это сложный и многогранный процесс, который требует максимума знаний и навыков. Без должного уровня руководства есть риск падения эффективности работы предприятия. Чтобы максимально упросить управление фирмой, создаются различные программы, объединяющие в себе ведение учета, контроль и планирование. Их называнию ERP-системами.
Что такое ERP-система
ERP-система – это комплекс специализированных программ, направленных на автоматизацию ведения бухгалтерского учета, контроля деятельности предприятия и планирования ее развития.
Если говорить простыми словами, ERP-система представляет собой программное обеспечение. Причем это не один сервис, а несколько модулей, отвечающих за выполнение определенной функции. Затем данные интегрируются и объединяются в единую базу, где хранятся на протяжении длительного периода времени.
Когда вводить ERP-систему
Как правило, даже малый бизнес отказывается управлять компанией «по-старинке». Все дело в том, что автоматизация руководства в несколько раз облегчает процесс и снижает риск принятия неверных решений. Но зачастую небольшие фирмы используют одну или несколько программ, комплекс которых сложно назвать системой.
С развитием предприятия, руководству требуется принять решение о расширении перечня используемых автоматизированных сервисов. На необходимость следовать данному совету может указывать несколько факторов:
- работники фирмы неэффективно используют рабочее время для решения простых задач, которые можно выполнить в автоматизированном режиме;
- информация, необходимая для оперативных решений, поступает с задержкой;
- компания использует много специализированных программ, не объединенных одной базой;
- отсутствует налаженная бесперебойная коммуникация между отделами;
- данные о ресурсах предприятия поступают не в полном объеме и с задержкой;
- информацию о компании можно изучить лишь в офисе со стационарного рабочего места;
- бухгалтерская отчетность готовится длительное время;
- отсутствует должный уровень управления персоналом.
Таким образом, вводить ERP-систему нужно в то время, когда становится сложно управлять предприятием в привычном режиме.
Классификация и виды
Сама ERP-система представляет собой платформу, объединяющую несколько модулей. Программы классифицируют по 4 признакам:
Классификационный признак | Вид программы | Описание |
Назначение | Отраслевая | Предназначен для управления одним или несколькими отделами предприятия |
Общая | Направлен на руководство всей компании в целом | |
Вид программы | Приватная | Доступный определенному кругу лиц |
Гибридная | Объединяет в себе несколько свойств | |
Публичная | Доступен широкому кругу лиц (например, базы данных) | |
Облачная | Не может работать без подключения к интернету | |
Внутренняя | Можно пользоваться в оффлайн-режиме | |
По структуре | Единая | Представляет собой одну программу, выполняющую несколько функций |
Модульная | Платформа, которая делится на несколько программ, отвечающих за выполнение разных функций | |
По доступности | Лицензионная | Требует ключ для доступа, который предоставляется после покупки программы |
Свободные | Не требуют оплаты и могут быть использованы без ограничений |
В свою очередь, элементы ERP-системы делят в зависимости от объекта управления. Речь может идти об управлении:
- трудовыми ресурсами;
- денежными средствами;
- коммуникациями с партнерами;
- производством и реализацией продукции;
- операционным циклом производственного процесса.
Важно! Компания имеет возможность самостоятельно выбирать вид используемой ERP-системы. Также руководство может полностью отказаться от внедрения средств автоматизации процессов.
Основные модули и блоки
ERP-система состоит из отдельных частей, которые, в свою очередь, делятся на модули. Как правило, все программы разные, но каждую из них можно условно поделить на 3 блока:
- Первый отвечает за работу всей программы. В нем интегрируются результаты, полученные при помощи модулей.
- Второй предназначен для объединения вводных данных. Такой частью системы становятся базы и справочники.
- Последний блок – это система модулей, отвечающих за выполнение определенных функций.
Важно! Нельзя сказать, что компании, использующие для ведения учета и управления одну программу, применяют ERP-систему, так как последняя – это не один сервис, а целый комплекс.
Как выбрать ERP-систему
Выбирая вид ERP-системы, руководству нужно отталкиваться от критериев управления предприятием. То есть, программа должна выполнять все цели, для которых планируется ее внедрить. Параметры отбора системы классифицируют по таким признакам, как:
- обеспечение потребностей фирмы;
- используемые в процессе работы компании технологии;
- общая функциональность сервисов;
- наличие бесперебойной технической поддержки;
- стоимость программы.
То есть, выбирая систему, нужно отталкиваться от потребностей фирмы, функционала самой программы и ее стоимости.
Как внедрить ERP-систему
Внедрение ERP-системы проходит в несколько этапов. Чтобы избежать сложностей с введением в действие программы, рекомендуется использовать пошаговую инструкцию:
- Подготовка к введению сервисов. На этом этапе важно определить задачи, которые будет выполнять система. Также оценивается квалификация специалистов, которые будут взаимодействовать с программой.
- Всесторонний анализ компании на предмет ее развития. Внедряя программу, нужно понимать, что через несколько лет потребности фирмы могут измениться. В связи с тем, что ERP-системы – это дорогостоящее удовольствие, ее стоит выбирать по принципу будущих нужд.
- Сортировка систем и отбор необходимых сервисов. После того, как критерии программы определены, важно найти такую систему, которая объединит в себе все потребности.
- Осуществление выбора поставщика услуг. В настоящее время на рынке существует многоженство схожих систем разных производителей. Выбирать поставщика стоит, основываясь на уровне технической поддержки, частоте обновлений и стоимости программы.
- Установка. После приобретения системы ее нужно установить. Зачастую этим занимаются работники компании, поставляющей услугу. Далее нужно запустить программу и интегрировать информацию из других источников.
- Прежде чем использовать систему в полном объеме, важно провести тестирование. Для этого при помощи купленного софта выполняют несколько разносторонних задач и наблюдают за эффективностью их исполнения.
- Обучение кадров. Зачастую при введении новых программ работники не умеют пользоваться ими. Поэтому важно провести обучение, например, отправить бухгалтера на специальные курсы переподготовки.
- Внедрение. После того, как система установлена, настроена, протестирована, а работники – обучены, можно приступать к работе.
Важно! Внедрение системы можно разделить на несколько этапов. Например, сегодня автоматизировать деятельность одного отдела, а завтра – всех остальных.
Назначение ERP-системы
ERP-система предназначена для автоматизации ручных процессов и увеличения уровня управления. Задачи выполняются легче и быстрее. Кроме того, снижается риск допущения ошибок. ERP-система обеспечивает:
- доступность и сохранность информации;
- отсутствие необходимости согласования данных, что сокращает время на коммуникацию;
- бесперебойный контроль над работой специалистов;
- объединение информации.
То есть, при использовании системы работнику достаточно ввести вводную информацию в один из модулей, и она будет интегрирована с другими частями программы, а также отразится на устройствах иных заинтересованных в этих сведениях сотрудников.
Как приобрести ERP-программу
Существуют платные и бесплатные ERP-системы. Чтобы приобрести первые, необходимо установить программное обеспечение и ввести специальный ключ. Преимуществом платных программ является то, что за их работоспособностью постоянно следит разработчик. Он оказывает бесперебойную поддержку клиенту практически во всех вопросах, начиная от внедрения системы и заканчивая ее обновлением.
Главным же недостатком платных программ является их высокая стоимость. Например, небольшие компании пытаются избежать лишних расходов, поэтому исключают возможность внедрения подобных служб.
Для индивидуальных предпринимателей и компаний, не желающих тратиться на приобретение программного обеспечения, существуют бесплатные сервисы. Достоинством подобных программ является отсутствие платы за использование. Однако функционал служб небольшой и направлен на решение только основных задач. Также отсутствует поддержка разработчика, а в случае сбоев в программе налаживать ее работоспособность придется самостоятельно.
Примеры часто используемых ERP
В России существует множество платных и бесплатных ERP-систем. К наиболее распространенным программам, не требующим покупки, относят:
- ERPNext – это сервис, помогающий объединить в себе процессы управления: планирования, учета и контроля. Главным недостатком программы считается небольшая вместимость информации. Однако у компаний есть возможность расширить ее путем приобретения дополнительного места на облачном диске.
- Галактика ERP разрабатывалась специально для российских предприятий. Она интегрирована под изменения в законодательстве РФ и может использоваться бесплатно. Чтобы расширить функционал, нужно приобрести платный пакет.
Самой распространенной платной системой является «1С:Предприятие». Ее используют более 60% российских компаний. Главными достоинствами сервиса является невысокая сумма оплаты и наличие множества модулей.
SAP ERP – это еще одна популярная система, обеспечивающая бесперебойное управление предприятием. Плата за нее немного выше, чем за «1С: Предприятие», однако, она менее подвержена сбоям и подвисаниям.
