Оптимизация бизнес-процессов положительно влияет на работу компании только в том случае, если руководителем подобраны подходящие методы улучшения. Кроме того, важно понять какие бизнес-процессы требуют модернизации именно сегодня, а какие могут подождать до завтра. Только после тщательно проведенного анализа можно составлять план оптимизации.
- Что такое оптимизация бизнес процессов
- Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов
- Влияние оптимизации бизнес-процессов на работу компании
- Пошаговый алгоритм оптимизации бизнес-процессов
- Описываем операции
- Оцениваем необходимости в оптимизации бизнес-процессов
- Выбираем метод оптимизации бизнес-процессов
- Оптимизируем бизнес-процессы
- Основные правила оптимизации бизнес-процессов
Что такое оптимизация бизнес процессов
Оптимизацией бизнес-процессов называют комплекс мероприятий, направленный на улучшение деятельности компании, повышение результатов работы, ускорения обработки операций.
Как правило, всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и масштабов бизнеса, рекомендовано регулярно оптимизировать бизнес-процессы. Процедура по улучшению начинается с глубокого анализа. Для того чтобы понять, какие именно операции требуют модернизации, проводят качественную и количественную оценку по приведенным критериям.
Не менее важно выбрать и метод оптимизации бизнес-процессов. Все дело в том, что каждая операция нуждается в индивидуальном подходе. Только после того, как операции, которые нуждаются в улучшении, выявлены, а способы подобраны, можно приступать к их внедрению.
Наглядным примером оптимизации бизнес-процессов является улучшение работы бухгалтера, который работает «по-старинке»: производит расчеты при помощи счетов, калькулятора, вручную заполняет платежные документы и т.д. Чтобы улучшить данный бизнес-процесс, необходимо приобрести компьютер, программное обеспечение и обучить бухгалтера работе на новом оборудовании.
Зачем нужна оптимизация бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов необходима для того, чтобы улучшить результаты деятельности компании. Повышение итогов напрямую зависит от нескольких факторов:
- скорости обработки операций;
- качества выполнения отдельных составляющих бизнес-процессов;
- уровня автоматизации производства;
- наличия у специалиста навыков, знаний и др.
Важно! Оптимизация бизнес-процессов является одной из главных операций по развитию компании в целом.
Влияние оптимизации бизнес-процессов на работу компании
Успешно проведенная оптимизация бизнес-процессов благоприятно влияет на продуктивность бизнеса.
Работа самого предприятия становится более прозрачной. Организация видит пути улучшения некоторых видов деятельности, рационального распределения ресурсов, правильные методы разработки ценовой политики и т.д.
Благодаря тому, что компания оптимизирует только те бизнес-процессы, которые требуют улучшения, производительно повышается при наименьших затратах
После проведенных мероприятий по модернизации, сотрудники фирмы начинают лучше понимать главную цель предприятия, а управлять персоналом гораздо проще.
Ну и, в конце концов, улучшается результат деятельности, повышается качество продукта, выпущенного компанией.
Пошаговый алгоритм оптимизации бизнес-процессов
Для того чтобы оптимизация бизнес-процессов прошла успешно, а результаты деятельности предприятия улучшились, рекомендуется использовать общепринятый пошаговый алгоритм действий.
- Во-первых, нужно описать все бизнес-процессы, которые выполняются на предприятии. Важно подробно расписать каждую операцию. Это поможет провести более тщательный анализ.
- Далее нужно оценить бизнес-процессы. Для этого используются определенные критерии, при помощи которых руководство понимает, какие операции нуждаются в улучшении.
- На следующем этапе важно выбрать методы оптимизации. Как правило, для каждого отдельного бизнес-процесса нужны свои инструменты и варианты их внедрения.
- После того, как операции определены, а методы выбраны, можно приступать непосредственно к оптимизации.
Важно! Внедрение модернизации осуществляется посредством издания приказа и применения на практике новой схемы работы. После ее запуска важно проанализировать показатели, а в случае необходимости, внести коррективы.
Описываем операции
Чтобы лучше понять, какие бизнес-процессы требуют оптимизации, в первую очередь необходимо подробно описать каждую операцию. Лучше всего использовать наглядную схему. То есть представить модель бизнес-процесса на бумаге в виде картинки. Но это не обязательно. Можно и письменно описать все его составляющие.
Главное, не упустить важные моменты. А для этого можно пользоваться чек-листом по изложению операций.
| Пункт | Текстом | На схеме |
| Разграничение процесса | Находим начало операции и ее окончания. | На схеме разграничение можно обозначить словами «Вход» и «Выход». |
| Выявление составляющих бизнес-процесса | Важно понять из каких отдельных операций состоит бизнес-процесс. | На схеме каждую составляющую отображают в последовательном порядке, желательно с указанием наименования. |
| Определяем факторы влияющие на результат составляющих бизнес-процесса. | Здесь важно отразить, какие переменные могут сказаться на результате и как с ними бороться. | На схеме переменные отражаются в виде ветвей от операций. |
| Назначаем ответственных лиц за выполнение операций | За успех каждой отдельной операции должен человек определенный сотрудник. | На схеме можно и не показывать ответственных лиц, но если это необходимо, наименование должности отражают возле операции. |
| Определяем, какая документация и программное обеспечение понадобиться для реализации операций. | Документацию и программное обеспечение можно выделить отдельным пунктом. | На схеме документы и ПО отражаются знаками с расшифровкой на отдельном листе. |
| Разрабатываем критерии оценки реализации операций | Они необходимы для проведения анализа. | Критерии оценки можно прописать на отдельном листе, а на схеме обозначить их числами или знаками. |
| Объединяем все бизнес-процессы в единую схему | В результате должна получиться модель работы компании. | На схеме можно обозначить отдельные бизнес-процессы в последовательном порядке. |
После того, как все бизнес-процессы описаны, их необходимо оценить на правильность составления схемы. Если она понятна даже человеку, который не разбирается в специфике бизнеса, то все сделано верно.
Оцениваем необходимости в оптимизации бизнес-процессов
Описав бизнес-процессы, необходимо провести небольшой анализ. Важно понять, какие операции требуют улучшения. Для этого используют следующие критерии:
- качество результата бизнес-процесса;
- скорость реализации всех этапов;
- квалифицированность деятельности сотрудников;
- эффективность управления процессом;
- уровень контроля.
На этапе анализа важно понять, затруднительно ли или легко выполняются операции, сколько ресурсов потребляется в процессе реализации процессов, регламентирована ли работа и контролируется ли деятельность сотрудников.
Выбираем метод оптимизации бизнес-процессов
Оптимизация бизнес-процессов выполняется различными методами. Можно применить какой-то один способ или использовать сразу комплекс вариантов.
- Если бизнес-процесс включает в себя операции, которые, по сути, не нужны, то их следует исключить. За счет этого уменьшится срок реализации.
- В случае возникновения сложностей с составлением документации, оформлением сделок, то рекомендуется разработать единые стандарты.
- Автоматизация может понадобиться в том случае, если работа ведется в традиционной форме и не менялась много лет. Также предусмотрена и модернизация автоматизации, то есть внедрение новейших разработок или программного обеспечения.
- Распределение обязанностей поможет в том случае, если работники выполняют сложные операции. Тогда целесообразно разбить составляющую на части.
- Мотивация сотрудников является одним из главных методов оптимизации. За счет мотивирования повышается производительность труда, а срок выполнения операций сокращается.
- Зачастую результат бизнес-процесса улучшиться, если изменить последовательность выполнения некоторых операций.
- Ускорить выполнение операции можно не только исключением нескольких составляющих, но и их объединением.
Существуют и иные методы оптимизации бизнес-процессов. Все зависит от специфики бизнеса и конкретных составляющих операции.
Оптимизируем бизнес-процессы
Процесс оптимизации бизнес-процессов после выявления операций, требуемых улучшения и определения методов модернизации, начинается с регламентирования внедрения. Для этого руководитель издает приказ.
После документального утверждения, запускается новая схема. В процессе ее работы, нужно проводить небольшие тесты. Они помогут оценить динамику результатов.
Если после внедрения схемы оптимизации, никаких улучшений не произошло или они малозаметны, потребуется внести коррективы.
Основные правила оптимизации бизнес-процессов
Оптимизируя бизнес-процессы, будьте готовы к тому, что сотрудники с недовольством примут нововведения. Однако, это не страшно. Чтобы внедрения модернизации прошло «гладко», важно предоставить коллективу подробные инструкции, проводить регулярные консультации и помогать работникам, которые требуют поддержки.
Невозможно оптимизировать постоянно меняющиеся бизнес-процессы. Все дело в том, что составляющие таких операций нельзя предугадать, в связи с чем, изучение и описание процессов не целесообразно.
Начинать оптимизацию необходимо с самых проблемных участков. Операции, которые проходят без особых проблем, можно оставить на будущее.
Надо отметить, что модернизация отдельных этапов, может привести к динамике результативности других операций. Это нормально, так как все бизнес-процессы, реализуемые на предприятии, взаимосвязаны между собой.
