Эффективность деятельности предприятия напрямую зависит от уровня управления предприятием. Анализ бизнес-процессов считается основой продуктивного контроля. На основании результатов исследования выявляются сильные и слабые стороны компании, а также принимаются решения по исключению недостатков.
- Что называют анализом бизнес-процессов, и когда его проводят
- Методы анализа бизнес-процессов
- SWOT-исследование
- Пример SWOT-исследования
- Составление схемы проблем
- Пример составления схемы проблем
- Распределение и оценка бизнес-процессов
- Пример анализа на основе распределения и оценки бизнес-процессов
- Исследование на соответствие показателям стандартизации
- Визуализация бизнес-процессов и выявление проблем
- Количественный анализ: оценка показателей бизнес-процессов
Что называют анализом бизнес-процессов, и когда его проводят
Анализом бизнес-процессов называют совокупность методов и приемов, направленных на сбор и систематизацию информации о компании, в ходе которой выявляются достоинства и недостатки фирмы.
Основной задачей исследования является контроль деятельности предприятия, а также повышение эффективности его работы и конкурентоспособности.
Анализ бизнес-процессов, как правило, проводят регулярно, раз в год. Однако если случаются погрешности в деятельности фирмы, реализация исследования потребуется вне плана. Оценка может понадобиться в следующих случаях:
- Компания совершает крупные расходы на производство продукции, ее хранение и транспортировку, а также на внедрение новых процессов.
- Сравнительно небольшой период создания продукта и длительная доставка товаров до конечного потребителя.
- Нарушение договорных условий.
- Большой ассортимент товаров, нарушение соотношения выпуска видов продукции.
- Снижение качества производимых товаров.
- Увеличение себестоимости продукции.
- Рост временных затрат.
- Иные факторы, указывающие на необходимость проведения исследования.
В ходе анализа бизнес-процессов аналитики исследуют бухгалтерскую отчетность и внутреннюю документацию фирмы, изучают производственный процесс, выявляют реальную доходность и уровень затрат от реализации бизнес-процессов. После завершения оценки разрабатывается план, содержащий пути повышения эффективности совершаемых бизнес-процессов.
Методы анализа бизнес-процессов
Качественный анализ бизнес-процессов может проводиться одним или несколькими методами. На практике, различают следующие приемы:
- SWOT-исследование;
- схематическое отражение проблем;
- распределение и оценка бизнес-процессов;
- оценка соответствия фактических показателей стандартам или плану;
- выявление проблем на основе визуализации бизнес-процессов.
Важно! Количественный анализ бизнес-процессов проводится на основании оценки существующих показателей.
SWOT-исследование
SWOT-исследование – это один из видов качественного анализа бизнес-процессов, при котором выявляются сильные и слабые стороны, а также потенциальные возможности и существующие угрозы. Оценка реализуется в четыре этапа:
- Проводится анкетирование или опрос сотрудников предприятия, членов руководствующего звена и администрации.
- Результаты опроса обрабатываются. Выявляются сильные и слабые стороны бизнес-процессов, скрытые и неиспользуемые возможности, а также существующие угрозы.
- На следующем этапе строится SWOT-таблица, разделенная на 4 части.
- Заключительный этап связан с оценкой результатов и разработкой рекомендаций по увеличению эффективности бизнес-процессов.
Важно! SWOT-исследование является одним из самых простых методов качественного анализа деятельности компании и применяется в совокупности с другими приемами.
Пример SWOT-исследования
Приведем пример SWOT-анализа компании ООО «МегаСтрой», выполняющей строительные работы:
| Сильные стороны | Слабые стороны |
| Во главе предприятия стоит руководитель
Работники выполняют задачи на высоком уровне Нанят высококвалифицированный персонал Большинство процессов выполняется в автоматизированном режиме |
Часто случаются задержки выполнения заказов
Выполнение некоторых задач приходится дублировать Отсутствуют должностные инструкции для некоторых сотрудников |
| Возможности компании | Угрозы деятельности компании |
| Снижение затрат за счет введения рационального распределения ресурсов и внедрения системы CRM.
Снижение периода сдачи заказов путем разработки должностных инструкций и повышения уровня самоорганизации сотрудников. |
Снижение спроса
Падение качества выполняемых работ Зависимость бизнес-процессов от работников |
Результат исследования показал, что компания имеет все шансы повысить эффективность своей деятельности. Для этого нужно организовать систему контроля над персоналом, повысить уровень их самодисциплины и самоорганизации.
Составление схемы проблем
Составление схемы проблем является первичным анализом бизнес-процессов. В дальнейшем компания должна провести более глубокое исследование на основании построенной структуры функций, исполнителей и основных недостатков.
Пример составления схемы проблем
Проведем анализ деятельности компании ООО «МегаСтрой» посредством составления схемы проблем:
Результат показал, что существуют проблемы в области закупок. Оборудование и сырье, необходимые для выполнения работ, закупаются не вовремя, что приводит к нарушению сроков сдачи заказов. Также практически отсутствует контроль над деятельностью строительной бригады, что снижает качество производимых работ.
Распределение и оценка бизнес-процессов
Распределение и оценка бизнес-процессов — это ранжирование действий по важности и эффективности. На основании данного анализа можно понять, какие операции нужно улучшить прямо сейчас, а повышение эффективности каких опций можно отложить «на потом». Как правило, анализ на основании распределения и оценки бизнес-процессов реализуется на этапе планирования деятельности компании.
Пример анализа на основе распределения и оценки бизнес-процессов
В ходе исследования на основании ранжирования и оценки процессов составляется таблица, которая делит операции по важности и эффективности:
| Важность бизнес-процесса | Эффективность бизнес-процесса | ||
| Высокая | Средняя | Низкая | |
| Важный | Опция 1 | Опция 4 | — |
| Средне-важный | Опция 3 | — | Опция 6 |
| Не важный | Опция 5 | Опция 2 | Опция 7 |
На основании проведенного исследования можно сделать вывод о том, что в первую очередь требуется улучшение «Опции 6», так как она имеет низкую эффективность и среднюю значимость. Далее, действия компании должны быть направлены на «Опцию 4», имеющую среднюю эффективность и высокую важность. В последнюю очередь можно приступить к повышению качества неважных процессов.
Исследование на соответствие показателям стандартизации
Исследование на соответствие показателям стандартизации – сложный и многогранный анализ, который включает в себя:
- сбор основной информации посредством анкетирования;
- группировку функций компании;
- классификацию функций управления;
- выявление отклонений;
- разработку предложений по исключению недостатков.
На первом этапе создается вопросник, который помогает выявить соответствие фактических значений показателей значениям стандартизированным или плановым. Далее, важно определить функции планирования, анализа и улучшения бизнес-процессов. Для наглядности может быть составлена таблица.
Также необходимо оценить функции управления таких групп, как планирование, выполнение работ, учет, контроль деятельности и принятие административных решений. В ходе анализа выясняется, какие показатели не соответствуют принятым стандартам или ранее разработанному плану. В случае необходимости, разрабатываются предложения по повышению продуктивности бизнес-процессов.
Визуализация бизнес-процессов и выявление проблем
Визуализация бизнес-процессов представляет собой составление схемы документооборота и функций, выполняемых компанией. Чтобы провести достоверную оценку, аналитик должен обладать высокими познаниями в области реализации исследуемого объекта. Например, если оценивается оборот документов, исследователь должен знать, какие бумаги входят и выходят на каждом этапе процесса.
Важно! В процессе визуализации важно учитывать все факторы. Отсутствие даже одного элемента приведет к искажению результатов.
Количественный анализ: оценка показателей бизнес-процессов
Количественный анализ заключается в оценке показателей бизнес-процессов. Анализ проводится путем группировки существующих факторов на 3 большие группы:
- Структурные — показатели, отражающие схему самого процесса.
- Относительные, рассчитываемые в отношении продукта бизнес-процесса.
- Коэффициентные – значения, показывающие качество продукции и уровень удовлетворения потребностей клиентов.
Первая группа показателей находится путем деления одних результатов деятельности компании на другие, например, прибыли на общий объем дохода.
Относительные факторы определяются также путем нахождения отношения. Только в этом случае делятся не итоги работы, а процессы. Например, объем выпущенной продукции на количество затраченных часов на ее изготовление.
Коэффициенты находятся при помощи специальных экономических формул. Всего в ходе анализа компании может быть исследовано более 200 различных показателей. Зачастую, определяются значения, характеризующие:
- время выполнения той или иной опции;
- технологию процесса, используемую в ходе работы компании, оборудование, программное обеспечение;
- стоимость реализации процесса, которая находится путем подсчета затрат;
- качество предмета труда;
- конечный результат деятельности фирмы.
Надо отметить, что под итоговым значением работы компании понимается ее доходность, рентабельность и ликвидность. Именно эти показатели находятся в первую очередь при проведении количественного анализа. Данный вид исследования позволяет не только наглядно оценить деятельность предприятия, но и представить бизнес-процессы в виде математических значений.
