На любом предприятии существует система закупок. Управляет ими ответственное лицо или специальный отдел. Если компания не большая, приобретением тех или иных предметов может заниматься непосредственно владелец бизнеса. Как правило, на крупных предприятиях обязанность по закупкам возложена на подразделение, которое рассчитывает регулярные затраты, находит поставщиков и заключает с ними соглашения на поставку.
Чем занимает отдел закупок
Отдел закупок – это структурное подразделение предприятия, которое занимается приобретением предметов, необходимых для осуществления деятельности предприятия. Зачастую в перечень покупок входят:
- сырье и материалы;
- топливо;
- запасные части;
- предметы, необходимые для работы административного персонала;
- канцелярия, расходные материалы;
- оплата коммунальных услуг;
- другие предметы, необходимые для слаженной работы компании.
Управление закупками – это еще одно важное назначение отдела. Именно от того, насколько подразделение рационально распределяет ресурсы, зависит объем производства, себестоимость готовой продукции, и соответственно, доходность компании.
Цели и задачи отдела закупок
В зависимости от специфики отрасли предприятия, отдел закупок ориентирован на достижение определенных целей. А также на него возлагается обязанность по выполнению ряда важных задач. Полный перечень целей и задач напрямую зависит от деятельности компании, ее территориального расположения, организационной формы и других факторов.
Несмотря на то, что назвать все цели и задачи отдела закупок нельзя, можно выделить основные из них, которые свойственны большой группе предприятий:
| Цели отдела закупок | Задачи отдела закупок | ||
| Цели | Средства достижения цели | Задачи | Инструменты для выполнения задачи |
| Покупка предметов, необходимых для осуществления деятельности компанией | Заключение договора на поставку, расчеты с поставщиками | Поиск поставщика, готового предложить самые выгодные условия и заключение с ним договора | Мониторинг рынка, проведение переговоров, заключение соглашений |
| Поддержание хорошей оборачиваемости активов | Анализ расходов и доходов, планирование затрат, рациональное распределение ресурсов | Обеспечение бесперебойных поставок товаров | Поддержание связи с поставщиками, своевременная передача заказов |
| Обеспечение своевременной доставки объектов закупок | Контроль сбора, упаковки и отправки товаров | Обеспечение налаженной системы связи с поставщиками | Своевременное оповещение партнеров о смене телефонных номеров, адресов электронной почты, места нахождения и других контактных данных |
| Ведение учета закупок | Своевременное составление документации, занесение данных в автоматизированные программы | Контроль над работой автоматизированных сервисов, в случае необходимости, — ведение ручного учета | Анализ результатов, рассчитанных при помощи программы |
Надо отметить, что отдел закупок обязан контролировать качество приобретаемых предметов. Если оно неудовлетворительное, нужно организовать возврат. Также важно поддерживать хорошие отношения с надежными поставщиками, научиться грамотно распределять ресурсы и извлекать максимум выгоды из сотрудничества.
Важно! Если работники отдела закупок не могут обеспечить достижение целей и выполнение задач, их необходимо направить на переобучение. В крайнем случае, можно нанять более квалифицированный персонал.
Модели закупочной системы
Деятельность отдела закупок ведется по двум основным моделям: от поставщика и через посредника. В первом случае все поставки осуществляются напрямую от компании, с которой подразделение заключило соглашение. Работа через посредника предполагает организацию специального сортировочного подразделения, куда будут поступать предметы закупок.
Функции отдела закупок
Функции отдела закупок напрямую взаимосвязаны с целями и задачами. То есть, деятельность работников подразделения должна быть направлена на выполнение поставленных перед ними задач:
- Поиск надежных поставщиков и проведение переговоров. Руководителю отдела закупок важно найти надежных партнеров, которые будут предоставлять качественную продукцию на взаимовыгодных условиях.
- Заключение договора с поставщиками. Важно внимательно ознакомиться с условиями поставок и подписать соглашение только в том случае, если все пункты удовлетворяют потребностям компании.
- Обеспечение контроля процесса закупок. Важно своевременно доставлять заказ до партнера и отслеживать его сбор, отправку и доставку.
- Анализ расходов компании. Необходимо научится правильно распределять ресурсы, чтобы приобретенные предметы быстро потреблялись, а не лежали на складе невостребованными.
- Учет закупок. Все операции должны отражаться в бухгалтерском учете.
Важно! Полный перечень функций, возлагаемых на отдел закупок, отражается в нормативно-правовой документации, регламентирующей деятельность подразделения.
Обязанности работников отдела закупок
Основные обязанности работников отдела закупок прописываются в трудовом договоре. Однако здесь можно найти лишь обобщенные положения. Полный перечень содержится в должностной инструкции и напрямую зависит от деятельности предприятия. Среди основных задач менеджера по закупкам можно выделить следующие обязанности:
- заключение соглашений с поставщиками;
- проведение переговоров;
- поиск партнеров, готовых работать на взаимовыгодных условиях;
- проверка качества продукции;
- сверка доставленного объема и ассортимента товаров с содержанием заказа;
- обеспечение бесперебойных поставок и другие обязанности.
Надо отметить, что невыполнение возложенных на менеджера по закупкам обязанностей говорит о его слабой квалификации. Тогда рекомендуется его переобучить либо перевести на другую должность с меньшей долей ответственности.
Мотивация отдела закупок
Эффективная деятельность отдела закупок напрямую зависит от мотивации работников. Чтобы определить ее уровень, важно провести оценку менеджеров по нескольким критериям:
| Критерий | Что показывает критерий | Предмет мотивации |
| Торговая наценка на приобретаемые предметы | Зависимость между работником отдела и себестоимостью товаров. Как правило, чем выше наценка, тем ниже мотивация. | Снижение уровня закупочной цены, оптимизация закупок и распределения затрат. |
| Оборачиваемость активов | Насколько эффективно менеджер распределяет ресурсы | Повышение оборачиваемости активов, путем увеличения объема закупок быстро используемых предметов и сокращения числа поставок продукции, которая долго лежит на складе. |
| План закупок | Правильность распределения ресурсов компании | Оптимизация системы планирования. |
| Нормативы МПЗ | Хватает ли компании для осуществления деятельности предметов закупок, и не наблюдается ли их излишек | Повышение грамотности работников в отношении планирования затрат |
Надо отметить, что каждый работник должен иметь собственную заинтересованность в выполнении поставленных перед ним целей. Для этого важно мотивировать менеджеров путем установления поощрений, в том числе денежных.
KPI: критерии оценки эффективности показателей отдела закупок
KPI напрямую зависит от деятельности предприятия и целей отдела закупок фирмы. Например, главной задачей структурного подразделения, занимающегося закупками государственного или муниципального учреждения, является проведение госзакупок посредством электронных аукционов, торговой организации – перепродажа предметов по более высокой цене, производственной фирмы – приобретение сырья и материалов.
Система оценки эффективности показателей отдела закупок позволяет решить несколько важных задач:
- повышение мотивации сотрудников;
- постановка целей для работников фирмы;
- ведение постоянного учета, анализа и контроля;
- повышение уровня квалификации персонала;
- снижение затрат, связанных с осуществлением деятельности;
- увеличение производительности труда.
В итоге, система KPI помогает повысить доходность за счет рационального распределения ресурсов. Чтобы регламентировать критерии оценки эффективности работы менеджера по закупкам, рекомендуется придерживаться трех важных правил:
- Необходимо устанавливать такие показатели, которые можно измерить и которых реально достичь.
- Нельзя устанавливать много нормативов. Достаточно 4–5 коэффициентов. В таком случае специалист сумеет отслеживать их изменение.
- Перечень критериев рекомендуется постоянно пересматривать, например, в зависимости от сезона.
Существует несколько основных показателей, устанавливаемых для менеджера по закупкам, которые можно оценить:
| Показатель | Формула | Расшифровка формулы | Стандарт |
| Взаимосвязь фактического ассортимента и плана | Аф / Ап * 100 | Аф – ассортимент фактический;
Ап – ассортимент плановый |
100% (+ — 10) |
| Оборачиваемость | ОП / О | ОП – фактический объем продаж;
О – остатки на дату расчета за установленный период |
Более 1 |
| Рентабельность | ЧП / Д | ЧП – чистая прибыль;
Д — доход |
0,5 |
| Доля нереализованных товаров | Дз / Дн * 100 | Дз – доля закупленных товаров;
Дн – доля нереализованной продукции |
100 |
| Выполнение плана | ОПф / ОПп * 100 | ОПф – объем продаж фактический;
ОПп – объем продаж плановый |
Коэффициент:
50% — 0; 80% — 0,5; 100% — 1; 120% — 1,5 |
Также показатели KPI могут оцениваться в процентах от выполнения плана.
Пример оценки
В марте 2021 года установлен план для отдела продаж:
- ассортимент – 100 видов;
- объем продаж – 4,5 млн. руб.;
- остатки продукции – 0,6 млн. руб.
- чистый доход – 6,9 млн. руб.;
- доход – 7,5 млн. руб.;
- объем закупок – 1,3 млн. руб.
При оценке эффективности работы отдела продаж были использованы фактические показатели:
- ассортимент – 95 видов;
- объем продаж – 3,8 млн. руб.;
- остатки продукции – 0,9 млн. руб.
- чистый доход – 5,4 млн. руб.;
- доход – 6,8 млн. руб.;
- объем закупок – 1,6 млн. руб.
Рассчитаем взаимосвязь фактического ассортимента с планом 95 / 100 * 100 = 95%. Результат находится в переделах нормы.
Найдем коэффициент оборачиваемости: 3,8 млн. руб. / 0,9 млн. руб. = 4,2. Показатель больше единицы, что говорит о хорошей оборачиваемости продукции.
Определим рентабельность: 5,4 млн. руб. / 6,8 млн. руб. = 0,8.
Найдем долю нереализованных товаров: 1,6 млн. руб. / 0,9 млн. руб. * 100 = 56% продукции не использовано.
Рассчитаем коэффициент выполнения плана: 3,8 млн. руб. / 4,5 млн. руб. = 84,4%, что соответствует 0,5.
