Конечный результат деятельности компании во многом зависит от грамотно организованной системы управления. На практике различают три подхода к руководству. Применение каждого из них напрямую зависит от величины рассматриваемого предприятия и специфики его работы. Одним из таких приемов управления считают процессный подход, который характеризуется четким делегированием обязанностей и ответственности.
- Понятие и причины возникновения процессного подхода к управлению
- Цели и задачи, функции процессного подхода к руководству
- Основные элементы и схема процессного подхода
- Порядок внедрения процессного подхода
- Этапы внедрения процессного подхода
- Ошибки при внедрении процессного подхода
- Пример процессного подхода к управлению
Понятие и причины возникновения процессного подхода к управлению
Процессный подход к управлению компанией – это система методов и приемов руководства предприятием, основой которых становится грамотное распределение трудовых обязанностей и ответственности между персоналом. Процессному приему управления присущи следующие особенности:
- конечный результат каждого отдела и отдельных работников направлен на выполнение заранее заданного процесса;
- все специалисты и подразделения, независимо от их деятельности, ориентированы на удовлетворение потребностей клиента;
- прием характеризуется постоянным выполнением одних и тех же функций, только в отношении разных проектов.
Важно! Процессный подход в основном применяется в крупных или средних компаниях с численностью работников более 50 человек.
Надо отметить и причины возникновения подобного приема руководства. Все дело в том, что после окончания трудного экономического периода, когда спрос на товары намного превышал предложение, клиенты стали интересоваться характерными особенностями аналогичных продуктов. Среди производителей появилась жесткая конкуренция.
Именно для того, чтобы ориентировать клиента на себя, компании начали применять процессный подход, суть которого — удовлетворение потребностей потенциального покупателя и привлечение его внимания к продукту.
Цели и задачи, функции процессного подхода к руководству
Процессный подход направлен на решение основных задач и достижение целей, связанных с повышением спроса на выпускаемую продукцию:
| Цели процессного подхода | Задачи процессного подхода | ||
| Цель | Достижение цели | Задача | Особенности |
| Повышение горизонтального взаимодействия сотрудников | Работники предприятия контактируют между собой и редко прибегают к помощи высшего руководства | Объединить все подразделения компании, направить их деятельность на решение одной задачи | При традиционных подходах к управлению существует конкуренция между отделами за финансирование, при процессном приеме руководства такого нет. |
| Четкое распределение ответственности | Каждый сотрудник отвечает за выполнение одного процесса на протяжении всей деятельности | Упрощение делегирования заданий | Работники приступают к выполнению работы без лишних взаимосвязей, минуя согласование с высшим руководством |
| Повышение качества и эффективности выполнения процессов | В связи с тем, что каждую операцию выполняет один и тот же работник, со временем он оттачивает навык и выполняет задачи гораздо быстрее и качественнее | Грамотная дислокация зон ответственности | При нарушении какого-либо процесса (что приводит к ухудшению качества продукции) легко выявить ответственное лицо. |
Назначение процессного подхода к управлению предприятием заключается в выполнении следующих функций:
- упорядочивание системных процессов;
- контроль выполнения задач;
- мотивация сотрудников к повышению результативности.
Первая функция заключается в разработке четкого плана по выполнению каждого процесса. Например, регламентируются особенности процесса поступления заявки на заказ, ее обработки, сбора, исполнения и отправки. Для осуществления каждой опции определяется конкретный работник, который имеет свою зону ответственности.
Реализация функции контроля над выполнением задач на практике осуществляется в виде наблюдения за процессом исполнения заданий, и, в случае необходимости, — координации действий.
Мотивация сотрудников – одна из важнейших функций процессного подхода. Лишь только после того, как все работники будут заинтересованы в получении наивысшего результата своей деятельности, получится по-настоящему качественный продукт, способный удовлетворить потребности клиентов. В ходе мотивирования специалистов применяются различные методы, в том числе, поощрение и наказание.
Основные элементы и схема процессного подхода
Менеджмент процессного подхода имеет четыре основные характеристики:
- Каждый процесс делится на три составные части: вход, исполнение и выход. Для осуществления операции назначается один работник или группа специалистов.
- Показателем эффективности выполнения процесса является не только конечный результат, но и оценка потенциальных покупателей или существующих клиентов. Это помогает определить, насколько эффективно подразделения выполняют возложенные на них задачи и достигают общей цели.
- Владельцем процесса называют лицо, ответственное за его выполнение. За осуществление общей задачи отвечает руководитель предприятия.
- Каждая операция должна быть четко регламентирована. Для этого создаются специальные инструкции, своды правил и другие НПА.
Структура процессного подхода выглядит как иерархическая система, во главе которой стоит руководитель. Однако взаимодействия в основном происходят между отделами компании. Глава предприятия лишь контролирует их деятельность, а, в случае необходимости, — дает рекомендации.
Чтобы деятельность отдела входила в рамки процессного подхода управления, все операции делятся на составные части:
- выполнение процесса начинается с входа, например, с поступления заявки;
- непосредственное осуществление задачи происходит по заранее разработанному алгоритму;
- исполнители демонстрируют результат своей деятельности, а владелец процесса контролирует его качество;
- заканчивается процесс выходом, то есть полным исполнением заказа, включая доставку до клиента и удовлетворение его потребностей.
Важно! Владельцем процесса, как правило, называют не работников, которые непосредственно заняты выполнением опций, а руководителя отдела.
Порядок внедрения процессного подхода
Для того, чтобы организовать процессный подход управления компанией, необходимо разработать нормативно-правовую документацию, регламентирующую основы приема. В ней отражают связи между подразделениями и ответственных лиц, а также расписывают основные процессы деятельности компании.
Этапы внедрения процессного подхода
Процессный подход управления внедряется в несколько этапов:
- В первую очередь, руководитель сообщает подразделениям свое решение о переходе на новую модель руководства.
- Важно понять, нет ли противников процессного подхода. Если такие работники присутствуют, рекомендуется провести разъяснительную работу, а, в случае необходимости, — сменить персонал.
- Далее разрабатывается нормативно-правовая документация, регламентирующая процесс. Она включает в себя не только положения по осуществлению приема управления, но и методические рекомендации для работников, нормативные карты, инструкции и другие бумаги.
- На следующем этапе важно автоматизировать процесс. Для этого нужно выбрать специализированную программу, приобрести и установить ее. Если работники предприятия не знакомы с сервисом, придется обучить их.
- Заключительным этапом внедрения системы считается ее тестирование. Если испытания показали хороший результат, процессный подход считается введенным в действие.
Важно! В процессе использования приема система может подвергаться многократной модернизации путем внесения коррективов, подключения новых автоматизированных программ, внедрения свежих приемов и способов.
Ошибки при внедрении процессного подхода
Зачастую, при внедрении процессного подхода руководители совершают типичные ошибки. К ним можно отнести организацию нового метода управления без предварительного согласования и оповещения персонала. В таком случае могут возникнуть недопонимания, когда работники выполняют функции привычным методом.
Также, при внедрении процессного подхода важно изменить систему оценки работы. Все дело в том, что конечный результат может измениться, и не всегда в положительную сторону. Это связано с тестированием системы и с новшествами, к которым никто не привык.
Пример процессного подхода к управлению
Рассмотрим наглядный пример процессного подхода к управлению на основании компании, производящей три вида продукции. Допустим, прием уже регламентирован, а нормативно-правовая документация разработана и утверждена.
Процессный подход заключается в разделении каждой задачи на опции:
- Поступил заказ на приобретение 10 тысяч единиц первого вида продукции. Работник принял заявку, что и считается началом процесса.
- Далее, заказ передается в производственный цех, где специалисты производят нужный объем продукции.
- После того, как товары готовы, они поступают в отдел упаковки, который обязан надлежащим образом упаковать каждую единицу.
- Собранный заказ передается в доставку. Отдел транспортировки обязан в положенный срок и без урона для перевозимых товаров довезти его до клиента.
- Передав продукцию, покупатель осматривает ее, знакомится с ее качеством. Если заказчика все устраивает, значит, процесс закончен.
Важно! Если поступает заказ на два или три вида товаров, работники будут выполнять сразу два либо три процесса соответственно.
Несмотря на то, что руководство компании контролирует ход выполнения работы, в осуществлении самого процесса оно не принимает участия. В случае некачественной реализации опции, ответственность, как правило, несет руководитель отдела, работник которого допустил ошибки.
