Каждый сотрудник предприятия выполняет определенные работы. Деятельность, которой занимается работник, должна соответствовать его квалификации, специализации и навыкам. Чтобы определить перечень требований, предъявляемых к кандидату, права и обязанности сторон, уровень ответственности сотрудника и работодателя, можно разработать должностную инструкцию.
- Что такое должностная инструкция и кто ее составляет
- Содержание и оформление должностной инструкции
- Бланк должностной инструкции
- Образец должностной инструкции
- Как прописать должностную инструкцию
- Рекомендации Минфина по разработке документа
- Правила составления должностной инструкции
- Не переусердствуйте с информативностью
- Не переписывайте законы
- Не используйте канцелярские фразы и общие выражения
- Подробно, но не обширно изложите должностные обязанности
- Алгоритм разработки должностной инструкции
Что такое должностная инструкция и кто ее составляет
Должностная инструкция представляет собой кадровый документ, который составляется не для конкретного работника, а для должности, которую он занимает. То есть, составляя должностную инструкцию не нужно опираться на личностные качества сотрудника, нельзя опираться на какого-то конкретного человека.
Должностная инструкция служит своеобразным документом, защищающим права работника и работодателя. Например, руководитель поручил подчиненному закупить канцелярию, но сотрудник отказался это сделать, за что и был уволен. В таком случае разрешить спор можно при помощи трудовой инспекции или суда. Но, чтобы понять, входит ли покупка канцелярии в перечень обязанностей работника, необходимо ознакомиться с должностной инструкцией. Если в ней данной обязанности нет, то ведомство встанет на сторону подчиненного.
Аналогичная ситуация обстоит и с защитой прав работодателя. Если работник отказывается выполнять поручения, предусмотренные должностной инструкцией, у руководителя будут законные основания для применения к нему санкций.
Как правило, должностную инструкцию разрабатывает специалист кадрового отдела, секретарь, юрист либо лично руководитель фирмы.
Важно! Организации, не относящиеся к муниципальным, городским, федеральным ведомствам, министерствам, то разрабатывать должностные инструкции для каждого работника нет необходимости.
Все дело в том, что на законодательному уровне нет предписания обязательного составления должностных инструкций. Работодатель принимает решение об утверждении подобных документов самостоятельно. Если должностной инструкции нет, руководителя не привлекут к ответственности. А вот если регламент составлен, и начальник его нарушен, то в случае обращения работника за защитой своих прав, руководителя постигнут соответствующие санкции.
Содержание и оформление должностной инструкции
На законодательном уровне требований к содержанию и оформлению должностных инструкций не установлено. В связи с этим, каждая компания вправе разработать собственный бланк или воспользоваться типовым образцом.
Как правило, должностная инструкция включает в себя разделы, устанавливающие:
- основные положения;
- функции, возлагаемые на работника;
- требования к специальности, образованию;
- требования к навыкам, умениям, знаниям;
- права работника, ответственность;
- пункт о согласовании.
Надо отметить, что документ может быть дополнен и другими пунктами. Например, если составляется должностная инструкция для удаленного работника, можно отдельно выделить порядок взаимодействия сторон.
| Раздел ДИ | Описание | Дополнение |
| Титульный лист | Включает в себя информацию об организации, руководителе компании, должность и ФИО составившего и утвердившего инструкцию, гриф компании, наименование документа и др. реквизиты. | Оформление титульного листа не обязательно. Наименование компании, документа, ФИО и должность руководителя можно прописать на первой странице. |
| Основные (вводные) положения | В данном разделе можно описать, к какой категории специалистов относится должность сотрудника, порядок назначения на должность и освобождения с нее, а также какими НПА должен руководствоваться работник при исполнении должностных обязанностей. | Сюда можно включить порядок подчиненности, то есть кому подчиняется сотрудник, для кого составляется инструкция и перечень должностей, работники которые их занимают, подчиняются данному специалисту. |
| Требования к специальности, образованию кандидата | Прописываются навыки и умения, которыми должен обладать кандидат на должность. | Сюда можно включить требования к образованию. |
| Функции, возлагаемые на работника | Данный раздел предназначен для перечисления возлагаемых на работника функций. | Важно каждый вид деятельность прописывать конкретно. |
| Основные права сотрудника и его обязанности по следованию ДИ | Здесь отражаются права и обязанности работника. | В данный раздел не нужно вновь включать должностные обязанности. |
| Ответственность работника | Прописывается ответственность, которая возлагается на сотрудника | Если сотрудник несет материальную ответственность, то данный пункт отражается не только в договоре, но ив должностной инструкции. |
Должностная инструкция может быть дополнена иными положениями. Также из нее можно исключить разделы, в регламентации которых нет необходимости.
Бланк должностной инструкции
Унифицированного бланка должностной инструкции не существует. Компания может разработать собственную форму или воспользоваться типовым документом (скачать).
Образец должностной инструкции
В ходе разработки должностной инструкции, рекомендуется опираться на образец (скачать), используемый другими предприятиями. Это поможет избежать допущения ошибок и упущения важных деталей.
Как прописать должностную инструкцию
Прежде чем заняться разработкой должностной инструкции, необходимо ознакомиться с рекомендациями Министерства финансов РФ и общепринятыми правилами.
Рекомендации Минфина по разработке документа
Министерством финансов РФ в 1996 году сформированы рекомендации по оформлению и составлению должностных инструкций для служащих и государственных работников. Но при разработке локального документа компании, можно опираться на данные характеристики.
В целом, Минфин предложил типовую структуру должностной инструкции, с подробным описанием каждого раздела.
- Форма титульного листа, общих положений не регламентирована Минфином.
- Министерство финансов рекомендует изложить подробный перечень задач и функций, возлагаемых на работника.
- Также ведомством установлено предписание по указанию должностных полномочий.
- На основании рекомендации, должностная инструкция должна включать в себя раздел о знаниях, навыках и умениях кандидата на должность.
- Последний обязательный пункт – это квалификационные требования, то есть прописывается образование работника, а также его специализация.
Важно! Кроме типовой структуры документа, Минфин рекомендует утверждать каждую должностную инструкцию в порядке подчиненности.
Правила составления должностной инструкции
В ходе составления инструкции, рекомендуется придерживаться нескольких общепринятых правил.
Не переусердствуйте с информативностью
Разрабатывая должностную инструкцию, не нужно включать в нее, как можно больше информации. Хорошо составленный документ отличается кратким изложением самой сути.
Не переписывайте законы
Не рекомендуется перечислять все законы, а также их содержание. Если согласно инструкции, работник обязан придерживаться каких либо норм, то можно просто отразить данный факт в виде общей фразы. Например, «сотрудник обязан выполнять должностные обязанности, не нарушая действующего законодательства РФ» или « в ходе принятия управленческих решений, руководитель отдела менеджмента обязан руководствоваться локальным НПА».
Не используйте канцелярские фразы и общие выражения
Зачастую с целью увеличения объема документа, составитель пытается изложить каждый пункт расплывчато, начиная с общих фраз. Этого делать не рекомендуется.
Подробно, но не обширно изложите должностные обязанности
Перечисляя должностные обязанности, важно включить в список все функции и подробно изложить их. Однако не стоит переусердствовать с текстом и писать общие опции.
| № п.п. | Пример плохой формулировки обязанности | Пример хорошей формулировки функции |
| 1 | Обеспечитесь выполнение порученного работнику объема работы. | Выпускать 10 статей в неделю. |
| 2 | Осуществлять мероприятия, связанные с контролем над деятельностью отдела. | Контролировать работу подчиненных. |
| 3 | Выполнять работу, связанную с составлением плана предложений и рекомендаций по улучшению производительности. | Разрабатывать и направлять руководству рекомендации и предложения. |
Подобных сравнений может быть очень много. Главное «уловить» суть. Не пытаться написать, как можно больше текста, а пытаться сократить описание функции до минимума, не упуская из виду важных деталей.
Алгоритм разработки должностной инструкции
Если составитель раньше никогда не занимался разработкой должностных инструкций и не знает с чего начать, рекомендуется использовать общепринятый алгоритм.
- определитесь с должностью, в отношении которой составляется инструкция;
- ознакомитесь с правилами разработки документа;
- сравните образцы должностных инструкций нескольких компаний;
- подумайте, какие разделы включить в свой бланк;
- определите перечень обязанностей сотрудника;
- определитесь, каким уровнем знаний должен обладать специалист;
- приступая к разработке документа, опирайтесь на образец;
- излагая каждый раздел, кратко перечисляйте каждый пункт, отделяя их, друг от друга.
Надо отметить, что если должностная инструкция разработана для вновь нанимаемого сотрудника, то кандидата на должность знакомят с документом еще до подписания трудового договора. Сама инструкция составляется в двух идентичных экземплярах. Один остается у работодателя, второй передается работнику.
В случае необходимости в должностную инструкцию могут вноситься изменения. Однако данный факт необходимо согласовать с сотрудником под его личную подпись.
