Электронный или старомодный? Каковы функции ведения трудовых книжек в электронном виде и какие данные о сотрудниках необходимо отправлять в контролирующие органы?
Право, а не обязанность
Электронный документооборот в трудовой деятельности сотрудников является вопросом выбора. Те, кто за прогресс, могут перейти на цифровые документы. Те, кто не доверяет умным системам (и, возможно, небезосновательно), имеют полное право продолжать работу с бумажной волокитой.
Есть такая возможность хранить данные о трудовом стаже с 2020 года. Те, кто писал приложение, перешли на электронную версию. Если заявлений о переводе не было, трудовую книжку все равно нужно вести в бумажном виде. При этом специалист в любой момент может перейти на электронный документ. Но в начале карьерного пути, к сожалению, выбора не будет. С прошлого года впервые принимаемым на работу выдаются исключительно электронные трудовые книжки.
Что нужно знать
В ЭТК содержатся все данные сотрудника. Его фамилия, имя и отчество, дата рождения, номер СНИЛС, место работы и должность, а также причины всех кадровых перемещений (прием на работу, увольнение, смена работы и так далее).
При приеме на работу нового работника, у которого уже есть электронная рабочая сила, необходимо запросить подтверждение стажа работы (данная справка выдается при увольнении по форме СТД-Р, в соответствии с требованиями п. 3 ч. 1 ст. 65 Закона о труде). Но эти данные относятся только к последнему месту работы, подтвердить всю трудовую деятельность можно через пенсионный фонд, выдадут справку по форме СТД-ПФР. Подать заявку на него можно через портал «Госуслуги». Кстати, вы можете попросить предоставить документы, которые, несмотря на электронный документооборот, мы все же рекомендуем сохранить.
Затем составляется отчет СЗВ-ТД и направляется в Пенсионный фонд (или, с 1 января 2023 г., в Пенсионный и социальный страховой фонд Российской Федерации по форме СТД-СФР, п. 12 ст. 2 Закона РФ) от 14 июля 2022 г. № 237-ФЗ). Сделать это необходимо не позднее дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу. При этом ежемесячно до 15-го числа все изменения в штатном расписании необходимо направлять в виде отчета СЗВ-ТД. С 2023 года этот крайний срок изменится на 25 число каждого месяца. И только предприятия с численностью до 10 человек смогут подать форму в бумажном виде. Все остальные только электронные.
Где правильнее?
Если данные в цифровом труде и бумажной работе различаются, то что будет принято в качестве надежного источника? Скорее всего, здесь вам придется разбираться с каждым случаем индивидуально и подтверждать данные через запросы к предыдущим работодателям.
Плюсы и минусы ЭТП
Заметно упрощается процедура оформления нового работника. В частности, электронная рабочая сила удобнее, когда вы нанимаете на неполный рабочий день или удаленно. Кроме того, можно не опасаться потери трудоспособности или порчи, проверить достоверность данных в ЭТП можно в любой момент через портал Госуслуг. Простая форма отчетности поможет избежать технических ошибок при регистрации. Однако ЭТП не учитывает награды и иные заслуги работника, отсутствуют данные об образовании до начала трудового стажа, существует риск утечки персональных данных из системы. Кроме того, если работодатель не внесет данные в базу, доказать стаж работы в этой компании будет невозможно.
Кстати, о нерадивых работодателях
Если работодатель не передает сведения в пенсионный фонд при приеме на работу резидента с электронной трудовой книжкой, этот период работы не будет учитываться в стаже.
Кроме того, за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД или представление отчета с ошибками дается административный штраф (до 500 рублей — ст. 15.33.2 КоАП). Примечательно, что ответственность лежит не на организации, а на чиновнике.
Но прогресс не остановить, рано или поздно каждому приходится учиться работать с электронной трудовой, страховой и даже паспортной. Цифровизация — одна из перспективных задач в России на ближайшие десять лет, а значит, внедрение информационных технологий во все сферы жизни будет продолжаться.
